Tutorial: Adressen Datenbank mit LibreOffice Base 2.5 erstellen

In diesem Tutorial will ich Ihnen zeigen wie man mit LibreOffice Base ein Adressen Datenbank erstellt und mit dazu gehörigen Eingabe Formulars und Berichts.

Datenbank-Assistent

Schritt 1. Datenbank auswählen

Nach dem Starten von LibreOffice Base öffnet sich gleich der Datenbank-Assistent, der Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung der Datenbank führt.

Hier ist die Option „Neue Datenbank erstellen“ schon voreingestellt, wir können einfach auf den Button „Weiter“ klicken, um in den nächsten Schritt zu kommen.

Schritt 2. Fertigstellen und fortfahren

Im 2. Schritt lassen wir die Einstellungen so, zusätzlich aktivieren wir noch das Kästchen „Eine Tabelle mit Hilfe des Tabellen-Assistenten erstellen“. Dann klicken wir auf den Button „Fertigstellen“.

Jetzt kommt ein „Speichern unter“ Dialog, in dem wir den Speicherort angeben, wo die Datenbank Datei gespeichert werden soll.

Tabellen-Assistent

Schritt 1. Felder wählen

In diesem 1. Schritt im Tabellen-Assistenten werden wir zuerst die Kategorie auswählen, und je nach dem, was wir jetzt auswählen bekommen wir in dem Auswahlmenü Beispieltabellen angezeigt. Wenn wir hier was auswählen, bekommen wir unten eine Auswahl mit vorhandenen Feldern angezeigt, die wir uns beliebig zusammenstellen können, so wir sie brauchen.

Wir wollen jetzt eine Private Adressen-Tabelle erstellen. Somit wählen wir zuerst die Option „Privat“ aus. Bei dem Auswahlmenü „Beispieltabellen“ wählen wir „Adressen“ aus. Jetzt wählen wir im Menü „Vorhandene Felder“ unsere Felder aus, die wir brauchen. Mit dem Doppelpfeil rechts können wir alle Felder auswählen und mit Einzelpfeil rechts können wir das derzeitige markierte Feld übernehmen. Mit den Pfeilen links kann man die ausgewählten Feldern wieder abwählen. Wir wählen jetzt alle vorhandenen Felder aus in diesem Tutorial. Es besteht die Möglichkeit, die Reihenfolge der ausgewählten Felder mit den Pfeilen oben und unten zu ändern.

Wir klicken auf den Button „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu kommen.

Schritt 2. Felddatentyp festlegen

Diese Einstellungen können wir komplett übernehmen. Es würde das Tutorial sprengen, wenn ich hier auf die verschiedenen Felddatentypen eingehen würde. Also werden wir einfach auf den Button „Weiter“ klicken.

Schritt 3. Primärschlüssel festlegen

In diesen Schritt setzen wir den Primärschlüssel, der ist wichtig, damit jeder Datensatz eindeutig identifiziert wird. Wir lassen das Häkchen im Kästchen „Primärschlüssel erstellen“ und wählen die Option „Ein bestehendes Feld wird als Primärschlüssel verwendet“. Dann wählen wir im Auswahlmenü „Feldname“ „AdressID“ aus und setzen im Kästchen „Autowert“ ein Häkchen. Alternativ kann man auch die Option „Primärschlüssel wird automatisch hinzugefügt“ auswählen und dann sollten wir natürlich auch im Kästchen „Autowert“ ein Häkchen setzen. Autowert heißt, dass das Programm automatisch für das Feld einen Wert einträgt, der auch bei jeden Datensatz ein anderer ist. Normalerweise wird der Wert einfach hochgezählt. Die Option  Definition eines Primärschlüssels durch mehre Felder“ kommt meistens in Frage, wenn man mehre Tabellen hat,  die man in Beziehungen bringt. Wir klicken jetzt wieder auf den Button „Weiter“.

Schritt 4. Tabelle erstellen

In diesem Schritt kann man der Tabelle einen anderen Namen geben und eine Option auswählen was man nach dem Erstellen machen will. Wir werden die erste Option wählen, um zu schauen, wie unsere Tabelle jetzt aussieht und erst danach ein Formular für die Tabelle erstellen zum komfortablen Eingeben der Datensätze.

Wir klicken zum Abschluss des Tabellen-Assistenten auf den Button „Fertigstellen“.

Hauptprogrammfenster

Das Hauptprogrammfenster teilt sich in drei Hauptbereiche auf. Links im Hauptprogrammfenster sind die vier Hauptkategorien Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Der rechte obere Bereich ist der Aufgabenbereich, hier können nach Kategorie die zugehörigen möglichen Aufgaben anstoßen werden. Rechts unten sind die erstellten Objekte der Kategorie dargestellt und können dann von da auch geöffnet werden, mit einem Doppelklick.

Kategorie Tabellen

Wir wählen zuerst mal die Kategorie Tabellen aus und jetzt sehen unten links unsere Tabelle „Adressen“ und klicken mit einem Doppelklick darauf.

Es wird jetzt ein neues Fenster mit unsere Tabelle geöffnet. Hier könnten wir theoretisch Daten schon einpflegen, aber es gibt auch die Möglichkeit, dafür komfortable Formulare zu erstellen zum besseren Erfassen der Daten. Dies werden wir jetzt tun mit dem Formular-Assistenten tun.

Formular-Assistenten

Dazu klicken wir die Kategorie Formulare und dann im Aufgabenbereich auf „Formulare unter Verwendung des Assistenten erstellen…“.

Es öffnet sich der Formular-Assistenten in einem separaten Fenster.

Schritt 2. Feldauswahl

Im oberen Auswahlfeld wählen wir unsere Tabelle „Adressen“ aus und wählen mit einem Klick auf den Doppelpfeil Button alle Felder unsere Tabelle aus. Und mit einem Klick auf dem Button „Weiter“ gehen wir zum nächsten Schritt.

Schritt 2. Unterformular einrichten

In diesem Schritt werden wir in unseren Fall nicht ausfüllen und mit einem Klick auf „Weiter“ zum Schritt 5. springen. Unterformulare können sehr praktisch sein, wenn man mehr Tabellen hat, die in Beziehung untereinander stehen. Aber das würde den Rahmen dieses Tutorial jetzt sprengen.

Schritt 5. Anordnung der Kontrollfelder

In diesem Schritt können wir uns aussuchen, wie die Datenbankfelder angeordnet werden sollen. Wir klicken auf den ersten Button unter „Anordnung der Datenbankfelder des übergeordneten Formulars“. Man sieht jetzt schon die Anordnung im Hintergrund. Wir lassen bei „Ausrichten der Beschriftungsfelder“ die Option „Linksbündig“ so markiert und klicken wieder auf den Button „Weiter“.

Schritt 5. Dateneingabe

Hier kann man bestimmte Regeln für die Dateieingabe für dieses Formular auswählen. Wir lassen die Option „Das Formular zeigt existierende Daten an“ markiert. Alle anderen Optionen und Kästchen in diesem Schritt lassen wir frei. So können wir später neue Datensätze anlegen und schon existierende Datensätze anschauen und bearbeiten. Mit einem Klick auf den Button „Weiter“ gehen wir zum nächsten Schritt.

Schritt 7. Stile

Hier kann man unterschiedlichen Stilen für das Formular auswählen. Wir lassen die voreingestellten Einstellungen bestehen für das Tutorial. Dann gehen wir in den nächsten Schritt mit einem Klick auf „Weiter“.

Schritt 8. Formularname

Hier können wir einen Namen für unser Formular vergeben. Wir benennen es „Formular_Adressen“, dann wissen wir gleich, dass es sich um ein Formular handelt für die Tabelle „Adressen“. Unten lassen wir die Option „Mit dem Formular arbeiten“ markiert und klicken zum Fertigstellen des Formulars auf den Button „Fertigstellen“.

Formular Ansicht

Jetzt haben wir das Formular vor uns und können den ersten Datensatz eingeben. Wenn wir den ersten Datensatz gefüllt haben, speichern wir diesen mit dem Button unten in der Mitte mit dem Symbol  einer Diskette. Um jetzt einen neuen Datensatz anzulegen, klicken auf das Symbol  mit dem schwarzen Dreieck mit dem gelben Punkt auf der Ecke. Jetzt haben wir wieder ein leeres Formular zum ausfüllen. Mit den anderen Pfeilen  kann man zwischen den Datensätzen navigieren.

Jetzt schließen wir das Formular rechts oben mit dem „Schließen Kreuz“ und sehen wieder das Hauptprogrammfenster. Im unteren Bereich sehen wir den neuen Eintrag von unseren grade eben erstellten Formular, das wir, wenn wir möchten, mit einem Doppelklick wieder öffnen können.

Bericht unter Verwendung des Assistenten erstellen

Zum Schluss werden wir einen Bericht mit dem Berichtsassistenten erstellen. Berichte werden benutzt, um die gespeicherten Daten in einer Dokumentenform zu bekommen z. B. für das Ausdrucken auf Papier. Wir klicken jetzt links auf die Kategorie „Berichte“ und dann oben im Aufgabenbereich auf „Bericht unter Verwendung des Assistenten erstellen…“. Jetzt öffnet sich wieder ein neues Fenster mit dem Berichts-Assistenten.

Schritt 1. Feldauswahl

Hier wählen im Dropdown Menü unsere Tabelle Adressen aus und wählen mit den Pfeilen bei „Verfügbare Felder“ unsere Felder aus, die wir im Bericht abbilden wollen. Wir nehmen jetzt nur einen kleinen Teil der Felder, sonst würde der Bericht zu groß werden. Wir wählen jetzt z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl, Ort und Telefonnummer aus. Dann klicken wir auf den Button „Weiter“.

Schritt 2. Felder beschriften

In diesem Schritt kann man für die Felder eine individuelle Beschriftung wählen. In unseren Fall lassen wir die Vorgaben des Programms so wie sie sind. Um in nächsten Schritt zum kommen, klicken wir wieder auf den Button „Weiter“.

Schritt 3. Gruppierungen

In diesem Schritt kann man Felder gruppieren. Hier können Sie mal experimentieren, wie es für Sie am sinnvollsten ist. Wir wollen jetzt in diesem Tutorial ohne Gruppierung zum nächsten Schritt weitergehen mit dem Klick auf den „Weiter“ Button.

Schritt 4. Sortieroptionen

In diesem Schritt können wir Sortierreihenfolgen einstellen. Die Vorgaben die das Programm voreingestellt hat, werden wir so einfach übernehmen, diese sind in unseren Fall in Ordnung. Wir klicken wieder auf den Button „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu kommen.

 

Schritt 5. Auswahl des Layouts

Hier können wir das Aussehen des Berichtes einstellen. Wir werden mal das Layout der Daten auf „Spaltenweise, einspaltig“ und die Ausrichtung Option auf „Querformat“ einstellen. Vielleich haben Sie schon bemerkt, dass hinter dem Berichts- Assistenten in dem Fenster eine Vorschau erscheint, wie das Layout dann aussehen wird. Wir klicken wieder auf „Weiter “, um in den letzten Schritt zu kommen.

Schritt 6. Bericht erstellen

Zuerst geben wir einen eindeutigen Namen für unseren Bericht an. Die Optionen übernehmen wir so wie das Programm uns vorgegeben hat. Zum Erstellen des Berichts klicken wir auf den Button „Fertigstellen“.

Ansicht Bericht

Jetzt wird der fertige Bericht angezeigt und kann gegebenenfalls ausgedruckt werden über Datei und Drucken in der Befehlsleiste.

Wenn wir jetzt den Bericht schließen, sind wir wieder im Hauptprogrammfenster, wo wir im unteren Bereich jetzt unser Berichtsymbol mit dem von uns gewählten Namen des Berichtes sehen. Mit einem Doppelklick können wir das wieder öffnen.

Jetzt sind wir am Ende meines Tutorial, mit LibreOffice Base eine Adressen Datenbank zu erstellen. Ich hoffe, es hat Ihnen Spaß gemacht, mit mir dieses Tutorial durchzuarbeiten.

 


 
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