München (27.09.2023) –
Wer sich beruflich mit Excel herumschlagen muss, merkt in der Regel schnell, dass die Anwendung mehr Zeit einfordern kann, als ursprünglich geplant. Gerade Anfänger stehen bei Excel vor einem Berg von Funktionen, die sie alle nur zu einem Bruchteil kennen und nutzen, wodurch gleichzeitig viel Potenzial verloren geht. Die Lösung für diese Probleme? ChatGPT.
“Durch die KI haben wir die Möglichkeit, die Art und Weise zu revolutionieren, wie wir mit Excel arbeiten”, sagt Junus Ergin, Programmierlehrer und Geschäftsführer der Developer Akademie. “Komplexe Vorgänge wie SVERWEISE oder das Generieren von Testdaten lassen sich leicht an ChatGPT abgeben – wenn man weiß, wie.” Nachfolgend erklärt er, wie man sich die Arbeit mit Excel vereinfacht.
ChatGPT – ein vielseitiger Helfer für Excel-Anwender
Die Arbeit mit großen Datenmengen zählt zu den größten Stärken von ChatGPT. In kürzester Zeit greift die KI auf unzählige Quellen zu, um alle verfügbaren Informationen zum jeweiligen Prompt abzufragen. Dadurch kann sie nicht nur Listen, sondern sogar komplizierten Code in beliebigen Programmiersprachen erstellen.
Von dieser Fähigkeit können Nutzer bei der Verwendung von Excel auf mehrere Arten profitieren:
1). Generieren von Testdaten
Bei größeren Projekten in Excel wird in der Regel zunächst mit Testdaten gearbeitet – schließlich wäre es schon aus Datenschutzgründen problematisch, echte Kundendaten zu verwenden. Diese fiktiven Daten manuell zu erstellen und in das richtige Format zu bringen, ist jedoch mit enormem Aufwand verbunden.
ChatGPT löst in dieser Hinsicht sowohl manuellen Input als auch spezialisierte Tools ab. Wird der KI ein Befehl erteilt, eine bestimmte Menge an Datensätzen in einem vorgegebenen Format zu erstellen, liefert sie sofort die gewünschten Testdaten, sodass diese anschließend nur noch eingefügt werden müssen.
2). Komplexe Formeln erstellen
Gleichzeitig haben Excel-Formeln einiges mit einer Programmiersprache gemein – stimmt der Input nicht zu 100 Prozent mit dem vorgegebenen Format überein, zieht dies also Folgefehler nach sich. Jedoch könnte eine Funktion, die auf Daten aus anderen Tabellen zugreift und diese nach bestimmten Merkmalen wie Datum und bestellten Artikeln filtern soll, schnell erschreckend komplex werden.
Anstatt eine solche Funktion selbst zu erstellen, kann diese Aufgabe an ChatGPT ausgelagert werden. Zu diesem Zweck muss der KI lediglich in einem kurzen Prompt erklärt werden, was die Funktion tun soll. So ließe sich obiges Beispiel mithilfe einer SVERWEISE-Funktion realisieren, indem ChatGPT aufgefordert wird, eine Funktion zu generieren, die dynamisch die Namen oder Nummern von Artikeln in zwei Tabellen abgleicht und aus einer davon die jeweiligen Preise in die andere einfügt.
3). Anleitungen zu komplexen Themen
Excel besteht jedoch nicht nur aus Formeln. Daten müssen unter Umständen manuell eingefügt oder umformatiert werden, damit eine andere Funktion damit arbeiten kann. Dadurch sind zum Beispiel die sogenannten Pivot-Tabellen, die es ermöglichen, große Mengen Daten auf Trends zu untersuchen, für ungeübte Anwender in der Praxis schwer umzusetzen.
Wer also nicht jedes Mal lange Zeitdokumentationen wälzen will, kann sich kurzerhand eine Anleitung von ChatGPT erstellen lassen, die genau die gewünschten Informationen umfasst. Reicht der erste Output nicht aus, können zudem durch gezielte Rückfragen schnell ergänzende Erklärungen generiert werden, die Wissenslücken schließen.
4). ChatGPT als Hilfe beim Programmieren
Um Excel mit anderen Microsoft-Office-Anwendungen zu verbinden oder komplizierte Abläufe zu automatisieren, wird die Skriptsprache VBA verwendet. Sollen zum Beispiel im Rahmen einer Rückrufaktion alle Kunden kontaktiert werden, die in einem bestimmten Zeitraum ein bestimmtes Produkt erworben haben, könnte dieser Prozess mit einem VBA-Skript automatisiert werden.
Da VBA jedoch wenig intuitiv ist und nur selten im Alltagsgeschäft gebraucht wird, verfügen nur wenige Mitarbeiter über tiefgreifende Kenntnisse. ChatGPT kann Abhilfe schaffen: Wird ein Skript für einen bestimmten Zweck angefordert, greift die KI auf sämtliche online verfügbaren Informationen zu VBA zurück, um dieses zu erstellen. Dadurch kann sie in vielen Fällen VBA-Code generieren, der für die gewünschte Operation direkt genutzt werden kann.
KI macht Excel einfach – sofern der Input stimmt
Diese vier Beispiele zeigen bereits, wie ChatGPT menschlichen Mitarbeitern einen enormen Zeitaufwand ersparen und kostbare Spezialisten entlasten kann. Mithilfe einiger Stichpunkte kann die KI Anleitungen, E-Mails, einzelne Formeln oder sogar ganze Skripte erstellen, die danach vor der Verwendung nur noch überprüft werden müssen.
Umgekehrt wird es dadurch jedoch umso wichtiger, die Nutzung von ChatGPT zu beherrschen. Nur ein einwandfreier Input liefert auch einwandfreie Ergebnisse, die den gewünschten Zweck erfüllen. Zum Beispiel muss der KI gesagt werden, dass sie Formeln für die deutsche Excel-Version erstellen soll. Wer mit Excel arbeitet, kann also nur davon profitieren, sich zusätzlich zu seinen Kernfähigkeiten auch Kenntnisse im Umgang mit ChatGPT anzueignen.
Über Junus Ergin:
Junus Ergin hat gemeinsam mit Manuel Thaler ein Schulungsprogramm entwickelt, mit dem Quereinsteiger, unabhängig von ihrem Background, in kurzer Zeit den Einstieg in eine Karriere als Programmierer und Softwareentwickler schaffen können. An der Developer Akademie bilden die Experten Menschen aus allen Branchen aus, die sich für die IT begeistern, sich einen Job mit Zukunftsperspektive wünschen und ihr Potenzial voll entfalten möchten. Die Quereinsteiger sind im Schnitt bereits nach sechs bis neun Monaten Weiterbildung bei den IT-Profis bereit für den Arbeitsmarkt. Weitere Informationen dazu unter: https://developerakademie.com
Developer Akademie GmbH,
info@developerakademie.com