Frankfurt am Main (01.06.2023)
Die Dokumentierung von Projektfortschritten in Unternehmen ist unzureichend und die resultierende Suche nach den richtigen Informationen oft zeitaufwendig. Das zeigen die Ergebnisse einer in fünf Ländern durchgeführten, repräsentativen Studie von Lucid Software, Marktführer im Bereich visueller Zusammenarbeit, in Kooperation mit Marktforschungsunternehmen Researchscape. Die Daten machen deutlich, dass viele Unternehmen nicht primär ein Produktivitätsproblem, sondern ein Organisationsproblem haben. Dies hat wiederum erhebliche Auswirkungen auf Innovation, Produktivität und Mitarbeiter:innenzufriedenheit.
Demnach wenden deutsche Wissensarbeiter:innen im Schnitt etwa 6,5 Stunden für die Suche nach Informationen auf, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen können – was fast einem ganzen Arbeitstag pro Woche entspricht. Zudem erschwert eine schlechte Koordination im Team die produktive Arbeit.
Oft keine einheitliche Informationsablage in Unternehmen
Eine Problemquelle für den Zugriff auf Informationen ist, dass es in vielen Unternehmen an einer einheitlichen Herangehensweise für die Ablage von wichtigen, projektbezogenen Dokumenten fehlt. Weltweit sagen knapp drei von zehn Befragten (29 %), dass jede Abteilung ihres Unternehmens Dokumente anders speichert. Bei weiteren 18 Prozent unterscheidet es sich sogar je nach Projektleiter:in. So müssen Teammitglieder sich stets neu orientieren, um notwendige Materialien zu finden, bevor sie mit der Arbeit beginnen können.
Insgesamt sagt über die Hälfte (55 %), dass sie immer oder häufig erst Informationen zusammensuchen müssen, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. Und ganze 27 Prozent sagen sogar, dass sie dafür pro Woche sogar zehn Stunden oder mehr aufwenden müssen. Als Folge geben ein Drittel der Angestellten (32 %) an, frustriert zu sein, weil ihnen für die Arbeit an Projekten in ihrer Organisation wichtige Informationen und Zusammenhänge fehlen.
Unklare To-Dos und verlorene Arbeitsergebnisse
Dennoch geben viele zu, dass sie selbst Probleme bei der Dokumentation von Projektfortschritten haben. Beispielsweise sagen 30 Prozent, dass sie jedes Mal oder häufig Probleme damit haben, Informationen nach Kickoff-Meetings oder Brainstormings zu aktualisieren oder zu dokumentieren. So gehen wichtige Informationen, Ideen und Fortschritte teils direkt wieder verloren. Jede:r dritte Deutsche (33 %) gibt an, dass verlorene Informationen zwischen Projektschritten Innovation im Unternehmen behindern.
Dies könnte auch auf die Anzahl der Anwendungen zurückzuführen sein, mit denen Wissensarbeiter:innen täglich arbeiten: Im Durschnitt benutzen sie 4,5 verschiedene Produktivitätsanwendungen wie E-Mail-, Messaging- oder Präsentationsprogramme bei der Arbeit – für rund ein Viertel (26 %) sind die Informationen damit über zu viele Anwendungen verteilt, was zu Frustration führt. Weiter gibt über ein Viertel (28 %) an, dass sie extrem oder sehr überfordert durch die Anzahl der verschiedenen Programme sind.
Folgen: Frust und Arbeit trotz Urlaub
Auch die fehlende Koordination im Team kann negative Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Fast die Hälfte der Befragten (47 %) sagt, dass aufgrund dessen einige Projekte ihre Ziele nicht erreichen. Bei ähnlich vielen (46 %) führt es zu Frustration und 36 Prozent sagen, dass talentierte Mitarbeiter:innen deswegen das Unternehmen verlassen. Auf der individuellen Ebene berichten Befragte von verminderter Produktivität (44 %), Frustration (43 %) und dem Gefühl, dass sie ihre Zeit verschwenden (39 %).
Diese Intransparenz und unklare Strukturen führen auch dazu, dass ganze 84 Prozent der Arbeitnehmer:innen auch dann arbeiten müssen, wenn sie krank oder im Urlaub sind. 37 Prozent sagen, dass sie das tun, um Fragen zu beantworten. Und auch hier zeigt sich, dass dies zum Teil vermieden werden könnte, wenn Informationen leichter zugänglich wären: Denn knapp ein Drittel (31 %) muss Kolleg:innen helfen, benötigte Informationen zu finden.
“Die Ergebnisse der Workplace Alignment Survey zeigen deutlich, dass in der Projektarbeit eine bessere Abstimmung in und zwischen Teams nötig ist”, sagt Nathan Rawlins, Chief Marketing Officer von Lucid Software. “Wir sehen, dass die Befragten in Deutschland fast einen ganzen Arbeitstag mit der Suche von Informationen verbringen. Diese Zeit könnte damit verbracht werden, gemeinsam visuell an wichtigen Projekten zu arbeiten, Innovationen voranzutreiben und so großartige Ergebnisse zu erzielen.”
Um den Informationsfluss zu optimieren und die Anzahl an Anwendungen für die tägliche Arbeit zu reduzieren, hat Lucid Software vor Kurzem vier neue Funktionen für ihre Lucid Visual Collaboration Suite angekündigt. Durch ihre umfassende Plattform sorgt sie in der Zusammenarbeit von Teams für höhere Produktivität sowie eine einfachere Abstimmung und Umsetzung von Projekten. Weitere Informationen zu Lucid finden Sie hier.
Weiteres Bildmaterial und die Mitteilung im .docx Format finden Sie hier.
Methodik
Die Studie wurde von Researchscape im Auftrag von Lucid Software von April bis Mai 2023 durchgeführt. Die Ergebnisse basieren auf den Antworten von 2196 Befragten aus den Vereinigten Staaten, Australien, Deutschland, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich. Die Befragten arbeiten in Vollzeit und arbeiten in Unternehmen mit mindestens zehn Mitarbeiter:innen.
Über Lucid Software
Lucid Software ist führend in der visuellen Zusammenarbeit und hilft Teams, die Zukunft zu gestalten – von der Idee bis zur Umsetzung. Mit den Produkten Lucidchart, Lucidspark und Lucidscale können sich Teams auf eine gemeinsame Vision einigen, Komplexität verdeutlichen und visuell zusammenarbeiten, egal wo sie sich gerade befinden. Die Produkte von Lucid werden von führenden Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt, darunter Kunden wie Google, GE und NBC Universal. Zu den Partnern von Lucid gehören Branchenführer wie Google, Atlassian, Salesforce und Microsoft. Seit seiner Gründung hat das Unternehmen zahlreiche Auszeichnungen für seine Produkte, sein Geschäft und seine Unternehmenskultur erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter www.lucid.co/de.
Lucid Software,
lucid@adellink.de